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Outlook Attachments speichern, aber smart
dev - c#
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Kennt Ihr das? Ihr erhaltet regelmäßig Mails mit Dateianhängen und speichert Euch diese in's Dateisystem. Vielleicht wollt Ihr diese Daten automatisch in einen Unterordner, der das aktuelle Datum als Namen hat, sichern. Möglicherweise pfuscht Ihr mit den Dateien herum, wollt Euch also vorsichtshalber noch eine Sicherung der Originale ablegen. Habt Ihr verschiedene Speicherplätze auf Eurer Festplatte für verschiedene Absender (z.B. alles von einer Mailingliste oder dem Versand für schweinische lustige Bilder)?

Falls Ihr für Eure Mails jetzt noch Outlook 2007 verwendet, dann kann Euch geholfen werden.

SmartSave ist hier.

Mit SmartSave ist es möglich, sich pro Absender einer Mail einen Speicherplatz zu konfigurieren. Attachments können dann sehr einfach gespeichert werden, der gewünschte Speicherplatz ist schon vorbelegt (natürlich kann jederzeit ein anderer Platz ausgewählt werden).

Der Reihe nach: Zuerst benötigt Ihr für die Installation einige Voraussetzungen. Da SmartSave unter anderem LINQ und den SQL Server Compact 3.5 verwendet, benötigt Ihr mindestens das .NET-Framework 3.5 und den SQL Server Compact 3.5. Zudem werden noch die Visual Studio-Tools für die Office Runtime 3.0 benötigt. Alle diese Komponenten müssen vor der eigentlichen Installation von SmartSave entweder schon auf dem Rechner sein, oder mit Administratorrechten installiert werden.

UPDATE:Inzwischen habe ich ein Bootstrapper-Package zum Download dazu gepackt. Dies checkt, ob Euer Rechner mit den benötigten Programmen ausgerüstet ist. Falls dies nicht der Fall ist, werden diese herunter geladen und installiert. Solltet Ihr mehrere Installationen planen, ist es jedoch trotzdem ratsam, die Vorbedingungen nur einmal herunter zu laden. In diesem Fall solltet Ihr also manuell dafür sorgen, dass alle Vorbedingungen erfült sind. Wenn Euch das nicht kratzt, seid Ihr mit dem Bootstrapper besser beraten.

Nach diesen Pflichtkomponenten von Microsoft kann es dann mit der eigentlichen Installation von SmartSave losgehen. Einfach herunterladen und ausführen. Auch hierfür benötigt Ihr Administrationsrechte, für die spätere Ausführung jedoch nicht. Bei der Installation solltet Ihr daher auswählen, dass das Tool für alle Benutzer zur Verfügung stehen soll.

Ist alles glatt gelaufen, so präsentiert sich Outlook beim nächsten Start so:

firstStart

Den kleinen Button könnt Ihr Euch auf eine Toolbar Eures Vertrauens draufziehen. Wenn Ihr nun die Anhänge einer Mail speichern wollt, geht alles ganz einfach.

Mail anwählen und den SmartSave_Button anklicken. Es erscheint der folgende Dialog.

saveDialog1

Falls für diesen Absender noch nichts per SmartSave gespeichert wurde, könnt Ihr zunächst den Speicherort wählen. Ausserdem könnt Ihr die zu speichernden Anhänge an- bzw. abwählen. Möchtet Ihr dieses Mal nicht, dass Eure Einstellungen gespeichert werden, kreuzt einfach das entsprechende Feld an. Die Dateien werden natürlich trotzdem gespeichert.

Auf dem zweiten Reiter habt Ihr nun noch die Möglichkeit, automatisch einen Unterordner im gewählten Verzeichnis anzulegen.

saveDialog2

Dieser wird entweder aus dem aktuellen Datum oder aus dem Datum der Mail generiert (jjjjmmtt). Zudem könnt Ihr noch wählen, ob die Dateien ein weiteres Mal in einem Backup Ordner gesichert werden sollen und ob bereits vorhandene Dateien ohne Rückfrage überschrieben werden sollen.

Nun höre ich Eure berechtigte Anmerkung: "Bis jetzt erscheint mir das Ganze aber eher komplizierter, was soll mir das denn bringen?".

Gute Frage. Sie klärt sich allerdings automatisch, wenn Ihr das nächste Mal eine weitere Mail des gleichen Absenders erhaltet. In diesem Fall sind nämlich die Einstellungen schon ausgefüllt und Ihr müsstet nur noch auf "OK" klicken, um die Dateien z.B. in einem Ordner des aktuellen Datums und ein zusätzliches Backup der Daten zu erstellen. Smart, oder?

 

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